Kassennachschau Finanzamt

Es kann jederzeit passieren, ganz unerwartet und sicherlich auch unpassend. Er lauert Ihnen auf, beobachtet Sie, macht Testkäufe und am Ende steht er in Ihrem Laden und will sie sehen, sie, das Herzstück eines jeden bargeldintensiven Betriebes – die Kasse!

Das Grauen, das seit Jahresanfang jeden ganz unerwartet treffen kann und so manch einem Unternehmer schlaflose Nächte bereitet, heißt KASSENNACHSCHAU!

Welche Rechte und Pflichten Sie in so einem Fall haben und wie Sie sich am besten verhalten, verraten wir Ihnen im nachfolgenden Artikel.

Vertrauen ist gut Kontrolle ist besser

Der Staat geht davon aus, dass Ihm durch nicht ordnungsgemäß geführte oder gar manipulierte Kassen rund 5-10 Milliarden Euro in seiner eigenen Kasse fehlen. Eine Menge Geld! Deshalb wurde Ende 2016 ein Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen (Kassengesetz) verabschiedet. Mit diesem Gesetz wurden nicht nur die Anforderungen an die Aufzeichnungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben weiter verschärft, auch beinhaltet es ein weiteres Prüfinstrument– die unangekündigte Kassennachschau.
Dieses Instrument darf seit dem 01. Januar 2018 auch angewendet werden. So kann es sein, dass schon morgen ein Beamter des Finanzamtes (speziell ausgebildete Kassenprüfer) bei Ihnen vor der Tür steht und Ihre Kasse unter die Lupe nimmt.

Warum das Ganze?

Regeln sind ja schön und gut, aber was, wenn Sie dann am Ende doch keiner einhält? Dem hilft der Staat durch die Kassennachschau ab, er möchte kontrollieren können, ob seine Vorgaben auch tatsächlich umgesetzt werden. Dazu hat er die Kassennachschau generiert. Diese soll eine zeitnahe Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung, insbesondere die ordnungsgemäße Übernahme der Kassenaufzeichnung in die Buchführung, ermöglichen.

Wer ist betroffen?

Die Kassennachschau ist ein anlassunabhängiges Prüfinstrument. Deshalb kann es jeden treffen,  vor allem aber Betriebe die Ihren überwiegenden Teil der Geschäfte mit Bargeld abwickeln, haben mit diesem unangenehmen Besuch zu rechnen. Darunter fallen beispielsweise Metzger, Bäcker, Tankstellen, Friseure und Gastronomiebetriebe.
Betroffen sind alle Kassensysteme. Von der offenen Ladenkasse über Waagen mit Registrierkassenfunktion bis hin zu computergestützten oder elektronischen Kassensystemen. Auch App System, Taxameter und Geldspielgeräte sind für den Fiskus Kassen und können betroffen sein.

Was wird alles geprüft?

Gegenstand der Prüfung sind grundsätzlich alle mit der Kasse zusammenhängenden Aufzeichnungen, Bücher, Organisationsunterlagen (z. B Bedienungsanleitung) sowie das Kassensystem selbst.

Geprüft wird  unter anderem, ob sich Ihr Kassensystem auf dem aktuellsten Softwarestand befindet, ob Sie überhaupt eine geeignete Kasse verwenden, welches die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Werden die erhobenen Daten ordnungsgemäß archiviert? Können Sie die zu Ihrer Kasse gehörende Bedienungsanleitung in Papierform vorweisen? Machen Sie täglich einen Kassenabschluss und sind die Tagesendsummenbons durchnummeriert abgespeichert? Stimmt der Soll Bestand laut Kassenbuch mit dem Ist Bestand in der Kasse überein? Werden ggf. Privatentnahmen-/einlagen richtig dokumentiert?

Handelt es sich um ein elektronisches Kassensystem erfolgt die Aufzeichnung in digitaler Form.  In der Praxis wird der Prüfer vermutlich entweder die Übermittlung der Daten oder  die Aushändigung eines maschinell auswertbaren Datenträgers verlangen, um die Daten  dann im Amt zu prüfen.  Bei offenen Ladenkassen jedoch, kann er vor Ort einen  Kassensturz verlangen und sich die Aufzeichnungen der Vortage vorlegen lassen.

Hinweis: Sie sollten alle Organisationsunterlagen rund um die Kasse bzw. das Kassensystem zusammengestellt und jederzeit griffbereit haben. Dazu gehören auf jeden Fall die Bedienungsanleitungen und die Programmier- bzw. Einrichtungsprotokolle.

„Big Brother is watching you“ – Testkäufe und Beobachtungen vom Finanzamt

Der mit einer Nachschau beauftragte Beamte kann im Geschäft Testkäufe vornehmen oder Testessen durchführen und die Eingabe in die Kasse bei dieser Gelegenheit „verdeckt“ beobachten. Dies ist formell gesehen noch keine Nachschau und zulässig, solange nur Räumlichkeiten betreten werden, die allen Kunden zugänglich sind. Eine Kassennachschau muss nicht unmittelbar nach solchen Tätigkeiten erfolgen, diese kann auch erst Tage später durchgeführt werden.

Wann kann der Prüfer vor der Tür stehen?

Während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten. Wird in Ihrem Betrieb typischerweise auch Sonn- und Feiertags oder Nachts gearbeitet, kann die Kassennachschau auch zu dieser Zeit erfolgen.

Was wenn Ihr Betrieb noch oder schon geschlossen hat?

Außerhalb der Geschäftszeiten kann ebenfalls kontrolliert werden,  wenn im Unternehmen noch oder schon gearbeitet (Vorbereitung, Befüllen mit Ware, Aufräumzeiten)  wird.

Muss sich der Prüfer ausweisen?

Beim bloßen Betreten von auch für Kunden öffentlich zugänglichen Räumen oder bei Testkäufen und Beobachtungen muss sich der Prüfer nicht zu erkennen geben. Sollte der Prüfer jedoch Zugang zum Kassensystem, Unterlagen ausgehändigt oder Daten übermittelt haben wollen muss er sich ausweisen. Gleiches gilt, sofern er den Steuerpflichtigen auffordert Auskunft zu erteilen oder nicht frei zugängliche Geschäftsräume betreten zu wollen.

Problem: Wissen Sie wie ein Ausweis eines Prüfers des Finanzamtes aussieht?

Kleiner Tipp: Der Beamte muss Ihnen eine Prüfungsanordnung vorlegen. Vergleichen Sie den Namen auf dem Ausweis mit dem in der Anordnung. Im Zweifel kontaktieren Sie das zuständige Finanzamt.

Wo findet die Prüfung statt?

Die Kassennachschau findet grundsätzlich nur in den Geschäftsräumen statt. Wohnräume dürfen nur im Zusammenhang zur „ Verhütung dringender Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung“ betreten werden, dies dürfte regelmäßig aber nicht der Fall sein. 

Eine Kassennachschau berechtigt jedoch nicht zur umfassenden Durchsuchung der Geschäftsräume, Prüfungsgegenstand ist nur die Kasse! Auch das Öffnen von Schubladen und Schränken in den Geschäftsräumen durch den Prüfer ist nicht gestattet.

Eine Zutrittsverweigerung ist prinzipiell möglich, aber nicht zu empfehlen. Dem Prüfer wird dadurch die Möglichkeit eingeräumt direkt zu einer Außenprüfung über zu gehen, die dann nicht unter allzu positiven Vorzeichen starten dürfte.

Was wenn nur Mitarbeiter und nicht der Steuerpflichtige selbst im Laden ist?

Sollten Sie als Steuerpflichtiger nicht vor Ort sein, sondern nur Ihre Angestellten oder ein Stellvertreter sind diese zur Mitwirkung bei der Nachschau verpflichtet. Einzige Prämisse: Ihre Mitarbeiter müssen dazu rechtlich und tatsächlich in der Lage sein. Manche von Ihnen werden überhaupt keine Zugriffs- und Benutzungsrechte auf das Kassensystem haben, damit können sie, selbst wenn sie wollten überhaupt nicht mitwirken. Sie als Steuerpflichtiger sind in jedem Fall zur Mitwirkung verpflichtet, diskutiert wird, ob dies rechtlich zulässig ist, einen Mitarbeiter hierauf zu verpflichten. Bis zu einer Klärung kann der Rat nur lauten, allen Mitarbeitern die bei einer solchen Nachschau keine Auskünfte und Unterlagen heraus geben sollen, rechtlich ausdrücklich zu untersagen genau dies zu tun. Diese Anweisung sollte schriftlich erfolgen, mit dem Hinweis, das abweichendes Verhalten arbeitsrechtlich geahndet wird. Im Falle einer Nachschau kann der betreffende Mitarbeiter dann dieses Dokument vorlegen.

Kann ich mich wehren?

Gegen die Nachschau selbst kann Einspruch an Ort und Stelle erhoben werden, dadurch wird die Prüfung allerdings nicht unterbrochen. So wirklich wehren können Sie sich also nicht, zumal Sie einen Grund für die Anfechtung bräuchten, der regelmäßig nicht vorliegen dürfte. Erst gegen die im Rahmen der Kassennachschau ergangen Verwaltungsakte und geänderten Steuerbescheide kann vorgegangen werden.

Wie soll ich mich bei einer Kassennachschau verhalten?

•  Seien Sie kooperativ aber selbstbewusst, die Kassennachschau ist keine steuerstrafrechtliche Ermittlung und Sie sind kein Verdächtiger
•  Nur ein geschulter Ansprechpartner gibt Auskünfte an den Prüfer – die restliche Belegschaft sollte keine Gespräche über geschäftliche Belange mit dem Prüfer führen
•  Beaufsichtigen Sie den Prüfer über den gesamten Verlauf und verlangen am Ende ein Protokoll über die durchgeführte Kassennachschau
•  Kontaktieren Sie Ihren Steuerberater zur Unterstützung

Ihre Pflichten bei der Kassennachschau

•   Vorlage aller Bücher, Aufzeichnungen und sonstigen Unterlagen
•   Ermöglichen der Einsichtnahme in digitale Daten und Datenübermittlung
•   Erteilung von Auskünften, soweit für die Kassenführung erheblich
•   Zugang zur Kasse und zu allen Aufzeichnungen im Zusammenhang mit der Kasse gewähren
•   Organisationsunterlagen zur Kasse (z. B. Bedienungs- und Programmieranleitung) vorlegen
•   Bei offener Ladenkasse, Vorlage der Kassenaufzeichnungen der Vortage 
•   Sie müssen die elektronische Kassenaufzeichnungen in auswertbarer Form, entweder durch Übermittlung oder per Datenträger, zur Verfügung stellen.
•   Da die Aufforderung zur Duldung der Kassennachschau ein formloser Verwaltungsakt ist, ist der Steuerpflichtige zur Mitwirkung verpflichtet

Welche Folgen kann so eine Prüfung haben

Sollten tatsächlich Zweifel an der Ordnungsmäßigkeit Ihrer Kasse bestehen, kann der Prüfer zu einer regulären Betriebsprüfung übergehen, bei welcher dann umfassend alle betrieblichen Aufzeichnungen und Daten geprüft werden.

Hält Ihr Kassensystem nicht den neuen gesetzlichen Anforderungen stand oder weist Ihre Kassenbuchführung schwerwiegende Mängel auf, kann dies die komplette Verwerfung der Buchführung bedeuten. Das Finanzamt wird eine Schätzung der Besteuerungsgrundlage vornehmen, was wiederrum existenzbedrohliche Steuernachzahlungen nach sich ziehen kann. Zudem kann Ihnen ein Bußgeld bis zu 25.000 € drohen. Haben Sie Ihre steuerliche Pflicht verletzt und vielleicht sogar vorsätzliche Einnahmen nicht erfasst, kann sogar ein Steuerstrafverfahren gegen Sie eingeleitet werden.

Was ist zu tun?

Prüfen Sie Ihre Kassenbuchführung auf Herz und Nieren bevor es das Finanzamt tut.

Sollten Sie weiter Fragen zu Ihrer Kassenbuchführung haben, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.