Privat genutzte Firmenwagen: Ordnungsgemäßes Fahrtenbuch und dennoch 1 %-Regel?
Elektronische Fahrtenbücher zur Privatnutzungskontrolle
Ein manuelles Fahrtenbuch ordnungsgemäß und damit prüfungssicher zu führen, ist fast unmöglich. Daher haben viele Steuerpflichtige für die Besteuerung ihrer Privatfahrten „freiwillig“ die 1 %-Regelung gewählt.
Seit es aber elektronische Fahrtenbücher gibt, werden diese auch vermehrt geführt, um die (geringere) Privatnutzung des Firmenwagens nachzuweisen. Bei der Fahrtenbuchmethode sind dann nur die Kfz-Aufwendungen der Besteuerung zugrunde zu legen, die anteilig auf die privat gefahrenen Kilometer entfallen. Bei einem hohen Anteil an betrieblichen Fahrten kann diese Methode daher günstiger sein als die 1 %-Regelung für die Versteuerung der privaten Nutzung des Firmenwagens.
Besteuerungsmethoden: Fahrtenbuch versus 1 %-Regelung
Viele Unternehmen wenden im Rahmen der Lohnabrechnungen die 1 %-Regelung für ihren Mitarbeiterfuhrpark an; der Arbeitnehmer kann dann die niedrigere Besteuerung der Privatfahrten über seine Einkommensteuerveranlagung geltend machen. Hierfür muss aber wiederum der Arbeitgeber die auf das jeweilige Fahrzeug entfallenden Gesamtkosten ermitteln, um den geldwerten Vorteil aus der privaten Nutzung des Firmenwagens zu berechnen.Die hiervon dem privaten Nutzungsanteil zuzurechnenden Aufwendungen sind dann in der Einkommensteuererklärung anzusetzen, um die Steuer auf den geldwerten Vorteil aus der privaten Nutzung des Dienstwagens zu berechnen. Der private Nutzungsanteil ergibt sich aus dem Fahrtenbuch.
Urteil des BFH und mögliche Auswirkungen
Hierfür muss aber wiederum der Arbeitgeber die auf das jeweilige Fahrzeug entfallenden Gesamtkosten ermitteln, um den geldwerten Vorteil aus der privaten Nutzung des Firmenwagens zu berechnen. Die hiervon dem privaten Nutzungsanteil zuzurechnenden Aufwendungen sind dann in der Einkommensteuererklärung anzusetzen, um die Steuer auf den geldwerten Vorteil aus der privaten Nutzung des Dienstwagens zu berechnen. Möglicherweise besteht die Gefahr, dass dennoch die 1 %-Regelung Anwendung findet. Das Einkommensteuergesetz verlangt nämlich im Rahmen der Fahrtenbuchmethode, dass die insgesamt für das Fahrzeug entstehenden Aufwendungen durch Belege nachgewiesen werden.
Im Urteilsfall ging es um den Nachweis des Treibstoffverbrauchs eines betrieblichen Kraftfahrzeugs, welches an der betriebseigenen Tankstelle betankt wurde, und der Versteuerung der privaten Nutzung des Dienstwagens. Die Zapfsäule verfügte weder über eine Anzeige der Abgabemenge noch des Abgabepreises. Im Urteilsfall ging es um den Nachweis des Treibstoffverbrauchs eines betrieblichen Kraftfahrzeugs, welches an der betriebseigenen Tankstelle betankt wurde, und der Versteuerung der privaten Nutzung des Dienstwagens. Die tatsächlichen Spritkosten des konkreten Fahrzeugs konnten belegmäßig nicht nachgewiesen werden. Daher wurde die Privatnutzung nach der hier teureren 1 %-Regel besteuert. Das Urteil kann über den entschiedenen Fall hinaus weiterreichende Folgen haben. Beispielsweise, wenn Tankbelege verloren gegangen sind oder Aufwendungen für ein „nicht-betriebliches“ Fahrzeug versehentlich erfasst wurden, kann dies die Versteuerung der privaten Nutzung des Firmenwagens beeinflussen. Dies kann dann möglicherweise zur Anwendung der 1 %-Regelung führen. Allerdings ist es unschädlich, wenn die belegmäßig nachgewiesenen Kosten nicht für jedes einzelne Fahrzeug getrennt aufgezeichnet werden.
Besonderheiten bei Elektrofahrzeugen
Für Elektrofahrzeuge rechnet sich oftmals das Führen eines Fahrtenbuchs nicht. Dies gilt insbesondere dann, wenn für die Ermittlung der 1 %-Regelung nur der halbe Bruttolistenpreis (oder nur ¼) zugrunde gelegt wird, was die steuerliche Behandlung der privaten Nutzung des Firmenwagens angeht. Entsprechendes gilt im Leasingfall bei der Nutzung des Firmenwagens. Wird dennoch ein Fahrtenbuch geführt, stellt das Laden des Pkws an einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers kein Problem dar, auch wenn die Abgabemenge oder der Abgabepreis nicht einzeln belegt werden kann. Darf der Arbeitnehmer den betrieblichen Pkw zusätzlich zu seinem Arbeitslohn beim Arbeitgeber laden, ist dieser Vorteil einkommensteuerfrei (§ 3 Nr. 46 EStG). Diese Ladekosten sind dann nicht in die auf die Privatfahrten entfallenden anteiligen Kfz-Kosten miteinzubeziehen.
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