No-Show Kosten von Firmenveranstaltungen

Wie sollten Arbeitgeber mit No-Show-Kosten bei Betriebsveranstaltungen umgehen?

Wird eine Veranstaltung organisiert, werden seitens der Organisatoren fixe Eventkosten wie beispielsweise die Raummiete, die Dekoration oder der Referent auf die geplante Gesamtteilnehmerzahl umgeschlagen. Denn schlussendlich versuchen die Veranstaltungsabteilungen betriebliche Events immer im Rahmen der lohnsteuerfreien 110-Euro-Grenze zu organisieren. (Zu dieser Grenze haben wir bereits einen ausführlichen Artikel verfasst: Firmenweihnachtsfeier.)

Hinweis: Der Freibetrag gilt für jeden anwesenden Arbeitnehmer. Nehmen auch Begleitpersonen der Arbeitnehmer teil, steht trotzdem kein zusätzlicher Freibetrag zur Verfügung, sondern die Aufwendungen werden dem jeweiligen Arbeitnehmer zusätzlich zu seinem eigenen Anteil zugerechnet.

Kalkuliert der Veranstaltungsorganisator mit 200 Personen, am Ende kommen jedoch nur 180, ist dieser fixe Kostenblock für die 180 Personen höher und könnte somit die 110 Euro brutto Lohnvorteil überschreiten. Das wiederrum würde nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG zu einer pauschalen Lohnversteuerung von 25 Prozent des steuerpflichtigen Teils führen.

Fraglich war immer wieder, wie mit diesen No-Show-Kosten umgegangen wird. Muss der Veranstalter, also der Arbeitgeber, sie auf die Pro-Kopf-Kosten der Teilnehmer umlegen oder nicht? Der Bundesfinanzhof hat Ende April 2021 entschieden: Ja, die No-Show Kosten müssen auf die tatsächlichen Teilnehmer umgelegt werden.

Somit gilt folgende Berechnung für Betriebsveranstaltungen:

Unser Tipp: Für die Veranstaltungsabteilung in Ihrem Unternehmen heißt dies: sie sollte den Betrag von 110 Euro brutto pro Kopf nicht komplett ausschöpfen, sondern zukünftig einen kleinen Puffer für die No-Show-Kosten einplanen. Außerdem sollte sie die angemeldeten als auch die tatsächlichen Teilnehmer festhalten.

Gibt es eine durchschnittliche No-Show-Rate, die man dafür ansetzen kann?

In der Touristik wird oft ein durchschnittlicher Wert von zehn bis 25 Prozent No-Show kalkuliert. Dies ist ein Wert, welchen Sie ansetzen können. Denn es handelt sich bei einem Firmenevent ja auch um eine kostenlose Veranstaltung. Erfahrungsgemäß ist die Teilnehmerquote hier (leider) geringer – frei nach Albert Einsteins Motto „Was nichts kostet ist nichts wert.“. Haben Sie jedoch im Unternehmen schon eigene Erfahrungswerte bezüglich ihrer Absagequote gesammelt, sind diese sicherlich aussagekräftiger.

Was passiert mit den Hotelkosten? Die Zimmer sind ja teilweise kurzfristig stornierbar.

In den meisten Fällen bieten Hotels eine kurzfristige Zimmer-Stornofrist mit der Option an, dass sie das Hotelzimmer noch anderweitig vermieten können. Sollte das nicht klappen, zahlen Sie dennoch die vollen Stornokosten. Diese zählen dann mit zu den Gesamtkosten der Veranstaltung. Andere Bausteine wie die Tagungspauschale, Abendessen, Raummiete, die Technik, das Servicepersonal usw. werden bei Teilnehmerabsagen nicht kurzfristig angepasst.  

Auf einen Blick: 110-Euro-Grenze für Betriebsveranstaltungen

• Zuwendungen des Arbeitgebers, die den Betrag von 110 Euro je Betriebsveranstaltung und teilnehmenden Arbeitnehmer unterschreiten sind Arbeitslohn, jedoch als Freibetrag steuerfrei.
• Alle übersteigenden Kosten zählen als Arbeitslohn – er ist steuer- und sozialversicherungspflichtig.
• Der Freibetrag von 110 Euro kann maximal zweimal jährlich genutzt werden.
• Damit die 110 Euro greifen, muss die Veranstaltungsteilnahme allen Angestellten des Unternehmens freistehen.
• Der Freibetrag von 110 Euro bezieht sich auf die Bruttokosten der Veranstaltung.

Wie funktioniert das Ganze bei digitalen Betriebsveranstaltungen? Gelten Onlineteilnehmer zur Veranstaltung?

Seit der Pandemie wählen Unternehmen aus der Not heraus auch die Möglichkeit eine Veranstaltung digital durchzuführen. Grundsätzlich gilt: An einer Betriebsveranstaltung müssen Mitarbeiter nicht gezwungenermaßen „präsent bzw. anwesend“ sein. Vielmehr können sie auch an digitalen Betriebsveranstaltungen teilnehmen, oder sich einzeln zu einem Event zuschalten. Dabei ist  unwesentlich ob die zugeschalteten Mitarbeiter wegen Krankheit oder aufgrund ihres Impfstatus nicht „real“ teilnehmen können. Auch diese Onlineteilnehmer der Veranstaltung gelten als teilnehmende Personen.

Unser Tipp: Notieren Sie sich als Organisator „wie“ die Mitarbeiter an Ihrer Betriebsveranstaltung teilgenommen haben. Noch gibt es für die Form und den Inhalt Ihrer Notizen keine gesetzlich festgelegten Beispiele, am Ende muss es für den Prüfer verständlich sein. Einige Onlinemeeting-Programme bieten dem Meeting-Organisator ein Loginprotokoll an. Darin ist sichtbar wer online zum Event zugeschalten war. Dieses können Sie beispielsweise archivieren.

Hier zwei fiktive Beispiele zur Verdeutlichung:

1. Sie gehen mit Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Essen und sitzen in gemütlicher Runde zusammen. Ein Laptop steht dabei und einige Mitarbeiter können sich von zuhause anmelden und sitzen so „digital“ mit in der Runde: OK, Sie können die digitalen Teilnehmer hinzurechnen
2. Sie gehen mit Ihrem Team Eislaufen, jeder fährt auf der Bahn. Der Kollege am Bildschirm schaut nur allein „digital“ zu: Hier empfehlen wir Ihnen den Teilnehmer nicht mitzuzählen, denn die Zuschaltung sollte realistisch zum Event passen und den Mitarbeiter einbinden, was hier nicht der Fall ist.