Änderungen im Lohnbereich ab 2025

Mindestlohn

Ab dem 01.01.2025 gilt der Mindestlohn in Höhe von 12,82 € je Stunde für alle Arbeitnehmenden über 18 Jahren. 

Hinweis: Sachbezüge jeglicher Art sind nicht mindestlohnrelevant.

Folgende Personen- und Berufsgruppen haben keinen Anspruch auf Mindestlohn:

• Auszubildende 
• ehrenamtlich Tätige
• Jugendliche unter 18 Jahren ohne abgeschlossene Berufsausbildung 
• Langzeitarbeitslose in den ersten sechs Monaten der Beschäftigung 
• Selbstständige
• Heimarbeitende nach dem Heimarbeitsgesetz
• Personen, die einen freiwilligen Dienst erweisen 
• Personen, die ein verpflichtendes Praktikum (schul-, hochschulrechtlich, Ausbildungsordnung, gesetzlich geregelte Berufsakademie) absolvieren
• Personen, die ein freiwilliges Praktikum bis zu drei Monate zur Orientierung für eine Berufsausbildung oder für die Aufnahme eines Studiums bzw. begleitend zu einer Berufs- oder Hochschulausbildung absolvieren, wenn nicht zuvor mit demselben Ausbildenden ein solches Praktikumsverhältnis bestand
• Personen im Rahmen einer Einstellungsqualifizierung (§ 54a SGB III) oder Berufsbildungsvorbereitung nach dem Berufsbildungsgesetz
• Teilnehmende einer Maßnahme der Arbeitsförderung (z. B. 1-Euro-Jobs)
• Menschen mit Behinderungen in einem „arbeitnehmerähnlichen Rechtsverhältnis“

Mindestlohnvergütung für ab 01.01.2020 eingetretene Auszubildende in tariflich nicht gebundenen Betrieben:

• Mindestvergütung erstes Lehrjahr: 649,00 € (Beginn der Ausbildung 01.01.2024–31.12.2024
• Mindestvergütung erstes Lehrjahr: 682,00 € (Beginn der Ausbildung 01.01.2025–31.12.2025)

Bezogen auf Ausbildungsbeginn ab 01.01.2025:

• Erhöhung zweites Lehrjahr: jeweils + 18 % = 805,00 €
• Erhöhung drittes Lehrjahr: jeweils + 35 % = 921,00 €
• Erhöhung viertes Lehrjahr: jeweils + 40 % = 955,00 €

Gilt nicht für Berufsfachschüler, die das erste Jahr die Schule in Vollzeit besuchen.

Arbeitszeiterfassung

Um Beschäftigte zu schützen und Arbeitgebern bundesweit einheitliche Regelungen vorzugeben, wurde 1994 das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) erlassen. Es gilt für Arbeitsverhältnisse in der Bundesrepublik Deutschland und regelt Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten, Ruhepausen und vieles mehr.
Das ArbZG schützt Arbeitnehmende, d. h. Arbeiter und Angestellte und zur Berufsbildung Beschäftigte. 

Ausdrücklich ausgenommen sind beispielsweise:

• leitende Angestellte und Chefärzte sowie
• Beschäftigte unter 18 Jahren. 

Für Letztere gilt stattdessen das Jugendarbeitsschutzgesetz. Sonderregelungen gelten beispielsweise für:

• Arbeitnehmende in der Luftfahrt und für
• im öffentlichen Dienst Beschäftigte.

Derzeit verpflichtet das ArbZG lediglich zur Dokumentation von Überstunden und Sonntags-/Feiertagsarbeit, nicht der gesamten Arbeitszeit. 

Diese Regelung genügt jedoch nicht den Vorgaben des Bundesarbeitsgerichts (BAG) und des Europäischen Gerichtshofs (EuGH). Nach der Entscheidung des BAG aus dem Jahr 2022 ist die gesamte Arbeitszeit der Arbeitnehmenden aufzuzeichnen. Damit folgt das BAG einem Urteil des EuGH aus 2019. Darin hatte der EuGH festgestellt, dass Arbeitgebende die Arbeitszeiten grundsätzlich vollständig erfassen müssen, und den Mitgliedstaaten aufgegeben, entsprechende Regelungen zur Arbeitszeiterfassung zu schaffen. 

In Deutschland hatte das Bundesministerium für Arbeit und Soziales im April 2023 einen Referentenentwurf zur Ausgestaltung der Arbeitszeiterfassung im Arbeitszeitgesetz und im Jugendarbeitsschutzgesetz erstellt; dieser wird derzeit noch regierungsintern beraten. Festlegungen zum Inhalt der Arbeitszeitdokumentation sind daher noch nicht getroffen worden. 

Aber: Um die Einhaltung der Höchstarbeitszeit sowie der täglichen und wöchentlichen Ruhezeiten wirksam gewährleisten zu können, muss der Arbeitgebende Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jeder Arbeitnehmerin bzw. jedes Arbeitnehmers aufzeichnen, so das Bundesministerium für Arbeit und Soziales. 

Auch Festlegungen zum Inhalt der Arbeitszeitdokumentation wurden noch nicht getroffen. Es besteht derzeit keine Formvorschrift für die Aufzeichnung, sie kann also grundsätzlich auch handschriftlich erfolgen. Arbeitgeber sind also nunmehr grundsätzlich verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmenden geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann. 

Nach dem ArbZG liegt die Verantwortung für die Einhaltung der Arbeitszeitvorgaben im Bereich des Arbeitgebenden. 

Bei Verstößen können z. B. Nachbesserungen verlangt oder gegebenenfalls auch Bußgelder verhängt werden, deren Höhe im Einzelfall der Schwere des jeweiligen Rechtsverstoßes angepasst wird. Die Arbeitsschutzbehörden (z. B. die Gewerbeaufsichtsämter) können jederzeit eine Dokumentation der erfassten Arbeitszeiten anfordern oder das Einführen einer Arbeitszeiterfassung verlangen.

Die Pflicht zur Einführung eines Systems zur Arbeitszeiterfassung beschränkt sich nicht darauf, dass der Arbeitgebende den Arbeitnehmenden ein solches System zur Verfügung stellt. Ein solches System soll sicherstellen, dass Arbeitnehmende ihre Arbeitszeiten nachvollziehbar erfassen können, um eine entsprechende Dokumentation zu ermöglichen. 

Ebenso muss der Arbeitgebende auch dafür sorgen, dass das System genutzt wird. Diese Verpflichtung gilt ab sofort. Es bestehen keine Übergangsfristen, da laut BAG diese Verpflichtung bereits heute geltendes Recht darstellt. 

Dokumentationspflicht nach dem Mindestlohngesetz (MiLoG)
Daneben gelten für bestimmte Branchen nach dem Mindestlohngesetz Dokumentationspflichten, um sicherzustellen, dass der Mindestlohn tatsächlich für jede Arbeitsstunde bezahlt wird. 

Die Dokumentationspflicht gilt generell für folgende Personen:

• alle geringfügig und kurzfristig beschäftigten Mitarbeitenden (Ausnahme: Minijobbende im privaten Bereich)
• alle Arbeitnehmenden von Branchen, die der sofortigen Meldepflicht unterliegen, z. B.: 
  • Baugewerbe
  • Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
  • Personenbeförderungsgewerbe
  • Speditions-, Transport- und damit verbundenes Logistikgewerbe
  • Schaustellergewerbe
  • Unternehmen der Forstwirtschaft
  • Gebäudereinigungsgewerbe
  • Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen
  • Fleischwirtschaft
  • Zeitungszusteller/-innen und Beschäftigte bei Paketdiensten
  • Prostitutionsgewerbe
  • Wach- und Sicherheitsdienste

Eine entsprechende Dokumentationspflicht aufgrund des Arbeitnehmerentsendegesetzes (AEntG) besteht in Wirtschaftsbereichen, in denen ein Tarifvertrag nach dem Arbeitnehmerentsendegesetz allgemein verbindlich ist.

Was muss wie notiert werden?

• Beginn der Arbeitszeit (für jeden Arbeitstag)
• Ende der Arbeitszeit (ebenfalls für jeden Arbeitstag)
• Dauer der täglichen Arbeitszeit, also bspw. die Stunden. Achtung: Pausenzeiten gehören nicht zur Arbeitszeit, sind also herauszurechnen. Konkrete Dauer und Lage der jeweiligen Pausen müssen nicht aufgezeichnet werden.

Was ist noch zu berücksichtigen:

• Die Aufzeichnung kann handschriftlich oder maschinell erfolgen.
• Es sind keine Unterschriften erforderlich.
• Die Arbeitszeit muss bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages dokumentiert sein, also eine Woche später.
• Das Dokument verbleibt beim Arbeitgebenden und muss bei einer Kontrolle durch den Zoll jederzeit vorgelegt werden können. 

Ausnahmen für die Aufzeichnungspflichten nach § 17 MiLoG sind in der Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung (MiLoDokV) geregelt.

Sie gelten für folgende Personen:

• Arbeitnehmende, die ein verstetigtes regelmäßiges Monatsentgelt von mehr als 4.461 € brutto erhalten. 
• Personen, deren verstetigtes, regelmäßiges Monatsentgelt 2.974 € brutto übersteigt und der Arbeitgebende dieses für die letzten zwölf Monate nachweislich gezahlt hat; diese Beträge gelten auch für Teilzeitbeschäftigte in voller Höhe
• für im Unternehmen arbeitende Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebenden. Sollte es sich bei dem Arbeitgebenden um eine juristische Person (z. B. GmbH) oder eine rechtsfähige Personengesellschaft (z. B. KG) handeln, kommt es auf die Verwandtschaft bzw. die Beziehung zum vertretungsberechtigten Organ der juristischen Person oder eines Mitglieds eines solchen Organs oder eines vertretungsberechtigten Gesellschafters der rechtsfähigen Personengesellschaft an.

Hinweis: Die letztgenannte Ausnahme gilt auch für enge Familienangehörige – Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern – des Arbeitgebenden, die einen Minijob ausüben.

Die Aufzeichnungen sind spätestens sieben Tage nach Arbeitseinsatz schriftlich festzuhalten und zwei Jahre für den Zoll aufzubewahren; für die Sozialversicherungsprüfung sind die Aufzeichnungen weiterhin vier Jahre aufzubewahren. 

Anhebung der Geringfügigkeitsgrenze

Ab dem 01.01.2025 steigt die Geringfügigkeitsgrenze von 538,00 € auf 556,00 €.

Zulässige Überschreitung der Geringfügigkeitsgrenze:

Voraussetzung:

• unvorhersehbarer gelegentlicher Sachverhalt (KEINE Urlaubsvertretung)
• dieser Sachverhalt muss schriftlich festgehalten werden
• maximal zwei Kalendermonate pro Zeitjahr
• maximale Überschreitung: das Doppelte der Geringfügigkeitsgrenze: 1.112,00 €

Nur unter diesen Voraussetzungen darf die Geringfügigkeitsgrenze überschritten werden, ohne dass die Arbeitszeit bis zum Jahresende ausgeglichen werden muss. Hierdurch ist eine Überschreitung der jährlichen Geringfügigkeitsgrenze von 6.672,00 € (556,00 € × 12 Monate) zulässig.

Künftige Veränderungen des Mindestlohns bedingen unmittelbar eine Anpassung der Geringfügigkeitsgrenze!

Folgende Faustregel gilt für die Zukunft:
Gesetzlicher Mindestlohn × 130 : 3 = neue Geringfügigkeitsgrenze (aufgerundet auf volle Euro)
 

Midi-Jobs

Ab dem 01.01.2025 liegt der Übergangsbereich zwischen 556,01 und 2.000,00 €. Der Arbeitgeberbeitrag wird oberhalb der Geringfügigkeitsgrenze in Höhe von 28 % erhoben (analog Minijob) und gleitend auf den regulären Sozialversicherungsbeitrag abgeschmolzen.

Kurzfristige Beschäftigungen

Seit 2022 wird bereits bei der Anlage zwingend die Angabe zum Krankenversicherungsschutz benötigt, sofern der kurzfristig Beschäftigte nicht in der gesetzlichen Krankenversicherung versichert ist (z. B. private Krankenversicherung) benötigen wir für unsere Akten zusätzlich einen Nachweis über die Mitgliedschaft.

Eine Anmeldung ohne diese Angaben/Nachweise ist seit 2022 nicht mehr möglich.

Die Höchstbeträge zur Pauschalierung der Lohnsteuer mit 25 % liegen bei:

• 150,00 € Arbeitsentgelt je Arbeitstag (8 h x 18,75 €)
• Stundenlohn maximal 19,00 €
• Die Dauer der Beschäftigung darf 18 zusammenhängende Arbeitstage nicht übersteigen

Pflegeunterstützungs- und entlastungsgesetz (PUEG): Kinderdaten

Seit Juli 2023 mussten die Kinder der sozialversicherungspflichtigen Arbeitnehmenden abgefragt und im Lohnprogramm erfasst werden.

Im Juli 2025 soll ein automatischer Initialabgleich für alle angelegten Kinder stattfinden.

Achtung: Wer zum Abgleich der Daten auf das digitale Verfahren wartet, muss bei aufgedeckten Abweichungen laut Krankenkasse, die zu viel gezahlten Beträge verzinsen.

Weiterhin soll es ab 01.07.2025 möglich sein, die Kinder der Mitarbeitenden bereits bei der Anlage automatisch abzurufen.

• Kinderlose, die das 23. Lebensjahr vollendet haben, zahlen Beiträge in Höhe von 4,2 % des Bruttoentgelts.
• Der Basisbeitragssatz von 3,6 % gilt für Eltern mit einem Kind. 
• Grundlage für die Berechnung der Beiträge für Eltern mit zwei und mehr Kindern und Kinderlose
• Eltern mit mehr als einem Kind unterhalb der Altersgrenze von 25 Jahren werden entsprechend ihrer Kinderanzahl bis zum fünften Kind gestaffelt und mit einem Abschlag von 0,25 Prozentpunkten pro Kind entlastet.

Ausnahme: Kinderlose Versicherte, die vor dem 01.01.1940 geboren sind beziehungsweise das 23. Lebensjahr noch nicht vollendet haben, zahlen keinen Kinderlosenzuschlag.

Nachweis der Elterneigenschaft voraussichtlich bis 30.06.2025 (bis zum Verfahrensstart des Initialabrufs)

Adoptiveltern:

• Das Kind darf zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Adoption die für eine Familienversicherung vorgesehenen Altersgrenzen nicht überschritten haben.
• Mit Zustellung des Beschlusses des Familiengerichts wird die Adoption wirksam. 

Für leibliche Kinder und Adoptivkinder sind folgende Dokumente erforderlich:

• Geburtsurkunde
• internationale Geburtsurkunde „Mehrsprachiger Auszug aus Personenstandsbüchern“
• Abstammungsurkunde
• beglaubigte Abschrift aus dem Geburtenbuch des Standesamtes
• beglaubigte Abschrift oder ein Auszug aus dem Familienbuch
• für adoptierte Kinder zusätzlich die Adoptionsurkunde

Stiefeltern:

• Das Kind darf zum Zeitpunkt der Eheschließung oder Begründung der Lebenspartnerschaft die für eine Familienversicherung vorgesehenen Altersgrenzen nicht überschritten haben.
• Das Kind muss vor Erreichen dieser Altersgrenzen in den gemeinsamen Haushalt aufgenommen worden sein.

Für Stiefkinder sind folgende Dokumente erforderlich:

• Heiratsurkunde 
• Geburtsurkunde des Stiefkindes

Pflegeeltern:

• Das Kind muss im Haushalt der Pflegeeltern ein Zuhause haben. 
• Es muss eine familienähnliche, auf längere Dauer angelegte Beziehung wie zu einem eigenen Kind bestehen.

Für Pflegekinder sind folgende Dokumente erforderlich:

• Kindergeldbescheid
• Schreiben des Jugendamtes über die Anerkennung des Pflegekindschaftsverhältnisses

Wer bekommt die Nachweise?

• Bei versicherungspflichtig Beschäftigten: der Arbeitgebende
• Bei freiwillig Versicherten (Selbstzahler): die Pflegekasse
• Bei freiwillig Versicherten (Firmenzahler): Arbeitgebender und Pflegekasse

Bitte prüfen Sie, ob Sie uns bereits alle Kinderdaten mitgeteilt haben.

Änderung der Pflichtangaben bei der Einstellung

Ab sofort gilt bei jeder Einstellung ein verpflichtender Abruf der Sozialversicherungsnummer.
Hierzu werden bei jeder Einstellung zwingend folgende zusätzliche Angaben benötigt:

• Geburtsname 
• Geburtsort
• Geburtsland

Die von uns zur Verfügung gestellten Personalfragebögen haben wir entsprechend angepasst.
 

Änderungen und Rechengrößen Krankenkassen

Krankenversicherung:
Seit Januar 2021 beträgt der allgemeine Beitragssatz der gesetzlichen Krankenkasse 14,6 %. Der durchschnittliche Zusatzbeitrag der Krankenkassen erhöht sich auf 2,5 %.

Pflegeversicherung:
Ab Januar 2025 erhöht sich der allgemeine Beitragssatz der gesetzlichen Pflegeversicherung auf 4,20 % für Kinderlose.

Bei Elterneigenschaft mit einem Kind liegt er bei 3,6 % (lebenslang). Für jedes weitere Kind unter 25 Jahren wird bis zum fünften Kind ein Abschlag in Höhe von 0,25 % gewährt. Nachweise sind zwingend zu erbringen.

Beitragsbemessungsgrenzen Kranken- und Pflegeversicherung:

• Monat:  5.512,50 €
• Jahr:  66.150,00 €

Jahresarbeitsentgeltgrenzen der Krankenversicherung:

• Allgemeine: 73.800,00 €
• Besondere: 66.150,00 €

Rentenversicherung:
Der allgemeine Beitragssatz der gesetzlichen Rentenversicherung bleibt bei 18,6 %. 

Arbeitslosenversicherung:
Der allgemeine Beitragssatz der Arbeitslosenversicherung bleibt bei 2,6 %.

Beitragsbemessungsgrenzen Renten- und Arbeitslosenversicherung:

• Monat: 8.050,00 € 
• Jahr: 96.600,00 € 

Höchstbeträge Direktversicherung, Pensionskassen und Pensionsfonds:

Sozialversicherung 4 % BBG RV: 

• jährlich: 3.864,00 € 
• monatlich: 322,00 €

Lohnsteuer 8 % BBG RV: 

• jährlich: 7.728,00 € 
• monatlich: 644,00 €

Sachbezüge (Monat):

• Verpflegung: 333,00 €
• Unterkunft: 282,00 €

Bei der Gewährung von unentgeltlichen oder verbilligten Mahlzeiten im Betrieb sind für sämtliche Arbeitnehmende einheitlich anzusetzen:

• 2,30 € für das Frühstück pro Tag 
• 4,40 € jeweils für das Mittag-/Abendessen pro Tag 

Erstattungssätze der Krankenkasse

Zum Jahreswechsel haben Sie wieder die Möglichkeit, die Erstattungssätze und den zugehörigen Umlagebeitrag der jeweiligen Krankenkassen neu festzulegen und entweder erhöhen oder senken zu lassen.

Bitte treten Sie hierzu selbstständig und rechtzeitig vor Erstellung der Lohnabrechnung für den Monat Januar mit Ihrem Lohnsachbearbeitenden in Kontakt, um die Umlagesätze ab 2025 zu besprechen.

Hinzuverdienst-Grenzen 2024 für Rentner

Die monatliche Hinzuverdienstgrenze für Rentner vor Erreichen der Regelaltersgrenze ist seit 01.01.2023 entfallen. Nach Erreichen der Regelaltersgrenze gibt es keine Hinzuverdienstgrenze.

• Bei voller Erwerbsminderungsrente 
  gilt eine jährliche Hinzuverdienstgrenze von drei Achtel der 14-fachen monatlichen Bezugsgröße, solange das Leistungsvermögen von weniger als drei Stunden täglich beachtet wird. Dies entspricht einer Hinzuverdienstgrenze von 1.638 € monatlich und 19.661,00 € jährlich.

• Bei teilweiser Erwerbsminderungsrente
  beträgt die Hinzuverdienstgrenze sechs Achtel der 14-fachen monatlichen Bezugsgröße. Hier gilt es, das Leistungsvermögen von täglich unter sechs Stunden zu beachten. Dies entspricht einer Hinzuverdienstgrenze von 3.276,83 € monatlich bzw. 39.322,96 € jährlich. 

Neben dieser allgemeinen Grenze gibt es auch eine individuelle Hinzuverdienstgrenze, die auf den höchsten Verdienst der letzten 15 Jahre vor Eintritt der Erwerbsminderung basiert. Diese Grenze kann also je nach Fall höher sein. Betroffene können die genaue Grenze von der Rentenversicherung ermitteln lassen.

Erhöhte Pendlerpauschale

Seit 01.01.2022 bis 31.12.2026:

• 0,30 € für die ersten 20 Entfernungskilometer
• 0,38 € ab dem 21. Entfernungskilometer

Die Regelung der Höchstgrenze von 4.500,00 € pro Kalenderjahr bleibt bestehen.
 

Möglicher Handlungsbedarf für das Jahr 2024/2025

Möglicher Wechsel von der 0,03 %-Methode (pauschaler Ansatz Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte) hin zur 0,002 %-Tagespauschale (tatsächlicher Ansatz jeder getätigten Fahrt)

Vorgaben: 

• jährliche Entscheidung, kein unterjähriger Wechsel möglich
• Aufzeichnungspflicht jeder getätigten Fahrt (Datum der jeweiligen Fahrt verpflichtend)
• max. für 180 Tage pro Jahr (Gleichsetzung für pauschale Methode mit 15 Tagen pro Monat), bei mehr als 180 Tagen pro Kalenderjahr Anwendung der 0,03 %-Methode verpflichtend

Sofern Ihre Arbeitnehmenden diese Umstellung oder eine Korrektur des Jahres 2024 in der Lohnabrechnung wünschen, teilen Sie dies Ihrem Lohnsachbearbeitenden bitte VOR der Januar-Lohnabrechnung 2025 schriftlich mit.

Anpassung des Höchstbetrages für Elektrofahrzeuge für die 0,25 %-Regelung

Für Anschaffungen nach dem 31.12.2023 wurde der Höchstbetrag auf 70.000,00 € angehoben. Eine weitere Anhebung des Höchstbetrags 2025 auf 95.000 € ist geplant, das Gesetzgebungsverfahren hierzu ist noch nicht abgeschlossen.

Gruppenunfallversicherung

Seit 2024 gibt es keine Pauschalierungsgrenze mehr.
Sämtliche Beträge können vom Arbeitgebenden mit 20 % pauschal versteuert werden.
 

Wegfall der Fünftelregelung ab 2025

Die Möglichkeit, die Fünftelregelung bei Abfindungen oder Vergütung für mehrjährige Tätigkeit im Rahmen des Lohnsteuerabzugsverfahrens anzuwenden, ist weggefallen. Im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung kann sie nach wie vor beantragt werden.

Reisekosten

Folgende Pauschalbeträge sind weiterhin gültig:

• ›    Eintägige Reise von mehr als 8 Stunden: 14,00 €
• ›    Mehrtägige Reise: An- und Abreisetage ohne Mindestabwesenheit: 14,00 €
• ›    Mehrtägige Reise: Abwesenheit von 24 Stunden: 28,00 €

Die Auslandspauschalen für das Jahr 2025 wurden angepasst:
Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2025

Pauschalen für Berufskraftfahrer weiterhin gültig:

• Bei Übernachtung im Fahrzeug des Berufskraftfahrers nach einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden: 8,00 € Pauschbetrag je Kalendertag

Wird die Berufskraftfahrerpauschale gezahlt, sind damit alle Aufwendungen abgegolten (z. B. Park-/Abstell- oder Duschgebühren auf Raststätten und Autohöfen etc.) Die Entscheidung, ob der tatsächliche Aufwand oder der Pauschbetrag geltend gemacht wird, kann nur einheitlich pro Kalenderjahr und Arbeitnehmenden getroffen werden.

Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungspauschale können parallel angewendet werden.

Ausweis auf der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung

Auszuweisen sind Reisekostenerstattungen wie z. B.:

• Verpflegungsmehraufwendungen (verpflichtend)
• Kilometergelderstattungen für Auswärtstätigkeiten (freiwillig)
• Erstattungen im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung (verpflichtend)

Es wird kein Auslagenersatz z. B. für Parkgebühren oder sonstige Reisenebenkosten gewährt.

Diese Reisekostenbestandteile sind auch im Jahr 2025 im Lohn auszuweisen, damit sie am Ende des Jahres auf der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung erscheinen.

Bitte reichen Sie die Reisekostenabrechnungen zeitnah bei Ihrem Lohnsachbearbeitenden mit dem entsprechenden Hinweis ein, ob die Zahlungen bereits erfolgt sind oder nicht.

Betriebsveranstaltungen

Seit 2015 gilt ein Freibetrag in Höhe von 110,00 €. Bei Überschreiten dieser Grenze fällt deutlich weniger Steuer an, da nur der übersteigende Betrag versteuert werden muss. Allerdings müssen alle Aufwendungen des Arbeitgebenden, sowohl individuelle Kosten pro Arbeitnehmenden inklusive der teilnehmenden Begleitpersonen als auch die Gemeinkosten der Betriebsveranstaltung, einberechnet werden.

Bitte reichen Sie Ihrem Lohnsachbearbeitenden nach Ablauf der Betriebsveranstaltung, jedoch spätestens mit den Januar-Lohndaten eine detaillierte Teilnehmerliste (Aufstellung der teilnehmenden Arbeitnehmenden sowie Begleitpersonen und Geschäftsfreunde) zusammen mit den kompletten Rechnungsbelegen ein.

Sollten bis zum Zeitpunkt der Abgabe der Lohnsteueranmeldung im Februar des Folgejahres ggf. zu versteuernde Beträge nicht pauschaliert worden sein, so fallen im Rahmen einer Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung auf diese Beträge zusätzlich noch Sozialversicherungsbeiträge in Höhe von ca. 40 % an.

Bei Sachgeschenken an den Arbeitnehmenden aus Anlass der Betriebsveranstaltung gilt:

• Geschenke im Wert von bis zu 60,00 € sind in die Prüfung des 110,00 €-Freibetrags mit einzubeziehen.
• Bei Überschreiten des 110,00 €-Freibetrags ist für den übersteigenden Betrag einschließlich der Geschenke eine Pauschalierung mit 25 % Lohnsteuer möglich. Damit bleiben auch die Geschenke für den Arbeitnehmenden steuer- und sozialversicherungsfrei.
• Geschenke, die zwar bei der Betriebsveranstaltung, jedoch nicht aus deren Anlass übergeben werden (z. B. Arbeitnehmender hatte zwei Tage vor der Veranstaltung Geburtstag), sind nicht in die 110,00 €-Grenze einzubeziehen und dürfen nicht mit 25 % pauschal versteuert werden.

Der Freibetrag kann für maximal zwei Betriebsveranstaltungen pro Kalenderjahr in Anspruch genommen werden.

In Planung: Das Familienstartzeitgesetz soll kommen – Termin unbekannt

• Es soll ein Freistellungsanspruch des Partners/der Partnerin in den ersten zehn Arbeitstagen nach der Geburt eingeführt werden.
• Die Zeit der Partnerfreistellung wird – wie die Mutterschutzfrist – auf den Anspruch auf Elternzeit angerechnet.
• Für die Zeit der Partnerfreistellung erhält der Partner/die Partnerin von seinem/ihrem Arbeitgebenden Partnerschaftslohn in Höhe des durchschnittlichen Arbeitsentgelts der letzten drei Kalendermonate.
• Partnerschaftslohn wird auf das Elterngeld angerechnet, wenn hierauf ein Anspruch bestünde.
• Eltern, deren Kind bereits vier Wochen oder früher vor dem voraussichtlichen Entbindungstag geboren wird, erhalten einen zusätzlichen Basiselterngeldmonat.

Arbeitgebende erhalten die Aufwendungen für den Partnerschaftslohn aus der Umlage 2 in voller Höhe erstattet.

Hinweise zur Lohnfortzahlung im Urlaubs- und Krankheitsfalle

Wir haben die Information erhalten, dass die Rentenversicherungsprüfer seit 2017 verstärkt auf die Lohnfortzahlungspflicht im Krankheits- und Urlaubsfall bei allen Arbeitnehmenden achten.

Das bedeutet, dass Sie auch bei den geringfügigen Beschäftigten die Urlaubs- und Krankheitstage mit in der Arbeitszeitdokumentation erfassen und vergüten müssen. 

Sollten im Falle einer Prüfung nicht bezahlte Urlaubs- und Krankheitstage nachgewiesen werden, besteht die Gefahr, dass bei einer rückwirkenden Verbeitragung die Geringfügigkeitsgrenze überschritten wird. Dies hätte zur Folge, dass der Arbeitgebende die vollen Sozialversicherungsbeiträge in Höhe von ca. 40 % zu tragen hat. Auf den Arbeitnehmenden könnte eventuell eine Lohnsteuernachforderung zukommen.

Grundsätzlich ist eine Lohnfortzahlung in Höhe des Durchschnitts der letzten drei Monate zu bezahlen. 

Das bedeutet, dass bei Mitarbeitenden, deren Monatslohn u. a. aus einem Grundlohn in Verbindung mit Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschlägen sowie eventuell Akkordlöhnen oder Verkaufsprovisionen besteht, nicht nur der Grundlohn weitergezahlt werden muss, sondern auch die zusätzlichen Bezüge in die Bemessungsgrundlage der Lohnfortzahlung mit einbezogen werden müssen. 

Steuerfeie Zuschläge, die wegen Urlaub, Krankheit oder Feiertagen fortgezahlt werden, sind steuer- und sozialversicherungspflichtig abzurechnen, ansonsten werden sie bei einer SV-Prüfung als Phantomlohn behandelt und der Arbeitgebende muss dann hierauf die ca. 40 % Sozialversicherungsbeiträge allein nachzahlen.

Wenn Sie eine Änderung Ihrer Lohnfortzahlung wünschen, wenden Sie sich bitte an Ihren Lohnsachbearbeitenden.

Phantomlohn bei Minijobbenden auf Abruf

Wenn die Arbeitszeit nicht vertraglich vereinbart wird (in der Praxis kommt dies insbesondere bei Arbeit auf Abruf vor), gilt laut Gesetz die Arbeitszeit von 20 Wochenstunden (weitere Einzelheiten ergeben sich aus § 12 TzBfG).

Die Deutsche Rentenversicherung erhebt auf den Arbeitslohn für 20 Wochenstunden dann Sozialversicherungsbeiträge: Bei Minijobbenden kann die Berücksichtigung eines fiktiven Entgelts zum Überschreiten der Geringfügigkeitsgrenze in Höhe von 556,00 € oder jährlich 6.672,00 € und damit zur rückwirkenden Sozialversicherungspflicht führen.

Mögliche Konsequenzen bei Überschreitung der Geringfügigkeitsgrenze

Anders ist es bei der Lohnsteuer. Hier gilt das Zuflussprinzip; somit muss der Lohnsteuereinbehalt erfolgen, wenn der fehlende Arbeitslohn ausgezahlt wird. 

Wir empfehlen Ihnen dringend, für alle Arbeitnehmenden mit einer wöchentlichen Sollarbeitszeit zwischen einer und 19 Stunden eine schriftliche Vereinbarung über die wöchentliche Arbeitszeit zu treffen.

Monatliche Arbeitsstunden werden im Vertrag nicht anerkannt.
 

Definition „zusätzlich“ zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn

Leistungen des Arbeitgebenden (Sachbezüge und Zuschüsse) für eine Beschäftigung werden nur dann „zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“ erbracht, wenn:

1. die Leistung nicht auf den Anspruch auf Arbeitslohn angerechnet wird,
2. der Anspruch auf Arbeitslohn nicht zugunsten der Leistung herabgesetzt wird,
3. die Verwendungs- oder zweckgebundene Leistung nicht anstelle einer bereits vereinbarten künftigen Erhöhung des Arbeitslohns gewährt wird und
4. bei Wegfall der Leistung der Arbeitslohn nicht erhöht wird.
    

Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) seit dem 01.01.2023

Seit dem 01.01.2023 werden Arbeitgebenden keine AU-Bescheinigungen mehr bereitgestellt.

Der Arbeitnehmende muss sich weiterhin gemäß arbeitsvertraglicher Vereinbarung krankmelden und der Arbeitgebende kann sich diese Daten durch einen manuellen elektronischen Abruf über das neue SV-Meldeportal oder über DATEV Unternehmen online bzw. DATEV Personal AddOn bestätigen lassen. Die Abfrage muss pro Krankmeldung pro Mitarbeitenden angestoßen werden, die Rückmeldungen werden innerhalb von 14 Tagen bereitgestellt.

Der Arbeitnehmende erhält weiterhin das Exemplar der Krankmeldung für seine Akten. Ab sofort werden auch stationäre Aufenthalte (Krankhausaufenthalte und Rehamaßnahmen) zurückgemeldet. Zukünftig können Sie Abrufe für Folgebescheinigungen gesondert angeben.

Bitte achten Sie darauf, bei Abweichungen zwischen eAU-Zeitraum und der tatsächlichen für den Lohn relevanten Fehlzeit immer eine Meldung an Ihren Lohnsachbearbeitenden zu senden.
 

Betreuungsleistungen für pflegebedürftige Angehörige und Kinder

Zur besseren Vereinbarkeit von Familie und Beruf können zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbrachte Arbeitgeberleistungen bis zu einem Betrag von 600,00 € im Kalenderjahr je Arbeitnehmenden steuerfrei bleiben.

Der zusätzliche Betreuungsbedarf muss aus Anlass einer zwingenden und beruflich veranlassten kurzfristigen Betreuung entstehen.

Bei Barleistungen des Arbeitgebenden müssen dem Arbeitnehmenden entsprechende Aufwendungen entstanden sein (die steuerfreien Leistungen sind im Lohnkonto aufzuzeichnen und die Nachweise in den Akten abzulegen).
 

Wohnungsüberlassung an Arbeitnehmer

Für eine dem Arbeitnehmenden vom Arbeitgebenden zu eigenen Wohnzwecken überlassene Wohnung unterbleibt seit 2021 eine Lohnbesteuerung, soweit das vom Arbeitnehmenden gezahlte Entgelt mindestens zwei Drittel des ortsüblichen Mietwerts beträgt.

Weitere Voraussetzung ist, dass der Mietwert nicht mehr als 25,00 € pro Quadratmeter ohne umlagefähige Betriebskosten beträgt.

Vom Arbeitgebenden angemietete Wohnungen, die dem Arbeitnehmenden überlassen werden, sind ebenfalls begünstigt.

Seit 01.01.2020 sind auch Vorteile begünstigt, die durch ein verbundenes Unternehmen geleistet wurden.

Sachbezüge an Arbeitnehmer 50,00 € mtl. Freigrenze

Lieferkosten direkt an die Heimadresse des Arbeitnehmenden werden auf die 50,00 €-Grenze angerechnet.

Erinnerung Handhabung Resturlaubstage

Seit 2019 gilt folgende Regelung:

1. Ein Arbeitnehmender darf seine erworbenen Ansprüche auf bezahlten Jahresurlaub nicht automatisch deshalb verlieren, weil er keinen Urlaub beantragt hat.
2. Urlaubsansprüche können nur untergehen, wenn der Arbeitnehmende vom Arbeitgebenden z. B. durch angemessene Aufklärung tatsächlich in die Lage versetzt wurde, die fraglichen Urlaubstage rechtzeitig zu nehmen, was der Arbeitgebende zu beweisen hat.

Was ist, wenn der Urlaub wegen längerer Krankheit nicht genommen werden kann? 

• Der Anspruch auf Urlaub geht in diesem Falle nicht verloren. 
• Kommt der Arbeitnehmende nicht in den Betrieb zurück, muss der Arbeitgebende den nicht genommenen Urlaub durch eine Urlaubsabgeltung vergüten – max. allerdings für 15 Monate.

Beispiel: Der Resturlaub aus dem Jahr 2024 verfällt nach 15 Monaten zum 31.03.2026.

Erholungsbeihilfen

Erholungsbeihilfen können mit 25 % pauschal besteuert werden, wenn sie im Kalenderjahr 156,00 € für den Arbeitnehmenden, 104,00 € für dessen Ehegatten und 52,00 € für jedes Kind nicht übersteigen.

Vorsicht: Es handelt sich um eine Freigrenze, bei deren Überschreitung die Pauschalierung insgesamt ausscheidet.

Voraussetzung: 

• Es handelt sich um mindestens fünf zusammenhängende Tage Urlaub.
• Der Urlaub ist vorab oder innerhalb einer Dreimonatsfrist anzutreten.
   

Kurzfristige Beschäftigungen

Seit 2022 wird bereits bei der Anlage zwingend die Angabe zum Krankenversicherungsschutz benötigt. Sofern der/die kurzfristig Beschäftigte nicht in der gesetzlichen Krankenversicherung versichert ist (z. B. private Krankenversicherung), benötigen wir für unsere Akten zusätzlich einen Nachweis über die entsprechende Mitgliedschaft.

Eine Anmeldung ohne diese Angaben/Nachweise ist seit 2022 nicht mehr möglich.

Die Höchstbeträge zur Pauschalierung der Lohnsteuer mit 25 % liegen bei

• 150,00 € Arbeitsentgelt je Arbeitstag (8 h × 18,75 €),
• der Stundenlohn darf maximal 19,00 € betragen.

Die Dauer der Beschäftigung darf 18 zusammenhängende Arbeitstage nicht übersteigen.
 

Betriebliche Gesundheitsförderung

Seit 2020 beträgt der jährliche maximale Betrag für die Steuerfreiheit 600,00 €.

Folgende Voraussetzungen müssen gegeben sein:

• zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn
• Nachweis der Zertifizierung der Maßnahme durch den Anbieter

Achtung bei Arbeitsplatzbrillen: Eine Rechnung des Optikers mit dem Hinweis „Arbeitsplatzbrille“ reicht für die Steuerfreiheit nicht aus, es muss ein Attest von einem Augenarzt vorliegen.
 

A1-Bescheinigung

Für einen Arbeitnehmenden, der in Deutschland beschäftigt ist und vorübergehend im EU-Ausland (inklusive Island, Norwegen, der Schweiz und Liechtenstein) eingesetzt wird, muss vorab eine A1-Bescheinigung beantragt werden.
Achtung: Die Bescheinigung wird auch bei kurzen Dienstreisen ins Ausland, auch bei kurzem Tankstopp, benötigt.

Die Bescheinigung muss zwingend farbig mitgeführt werden, sonst drohen hohe Bußgelder (bis 3.269,00 € pro nicht vorgelegter A1-Bescheinigung).

Neuerungen seit 01.07.2023 im Bereich grenzüberschreitender Telearbeit: Sollte dieser Sachverhalt im Lohn vorkommen, wenden Sie sich bitte an Ihren Lohnsachbearbeitenden.

Seit 2019 muss das Antragsverfahren elektronisch an die Krankenkasse übermittelt werden.
Hierzu müssen Sie uns die Antragsdaten spätestens drei Arbeitstage vor Reiseantritt schriftlich zukommen lassen.

Für weitere Einzelfragen wenden Sie sich bitte an Ihren Lohnsachbearbeitenden.

Steuerliche Förderung der Elektromobilität

Bei reinen Elektrofahrzeugen:

• Geltungsdauer: rückwirkend ab dem 01.01.2019 bis 31.12.2030
• ohne CO2-Emission
• Bruttolistenpreis maximal 70.000,00 €
• Versteuerung mit 0,25 % des Bruttolistenpreises
• bei Überschreitung der 70.000,00 €-Grenze Versteuerung mit 0,5 %

Elektro- und Hybridfahrzeuge:

• Geltungsdauer: seit dem 01.01.2019 bis 31.12.2030
• Versteuerung mit 0,50 % des Bruttolistenpreises
• nur für extern aufladbare Hybrid-/Elektrofahrzeuge
• max. 50 Gramm Kohlendioxidemission je gefahrenen Kilometer oder
  • ab 01.01.2022 bis 31.12.2024: mindestens 60 Kilometer Reichweite
  • ab 01.01.2025 bis 31.12.2030: mindestens 80 Kilometer Reichweite
• gilt auch für die Fahrtenbuchregelung, z. B. halbe Leasingrate

Wenn die Voraussetzungen nicht erfüllt sind, greift die 1 %-Versteuerung des Bruttolistenpreises im Zusammenhang mit der bisherigen batteriebezogenen Förderung.

Bei Übergabe des Firmenwagens an einen anderen Mitarbeitenden gelten die zum Übergabezeitpunkt gültigen Grenzwerte.

E-Bikes mit Höchstgeschwindigkeit von mehr als 25 km/h und Nummernschild:

• Geltungsdauer: ab 01.01.2020 bis 31.12.2030
• Versteuerung mit 0,25 % des Bruttolistenpreises

Diese Neuregelung gilt auch für alle bereits im Jahr 2019 überlassenen Diensträder.

S-Pedelecs und Fahrräder, die mit einer Höchstgeschwindigkeit von weniger als 25 km/h nicht als Kraftfahrzeuge gelten:

• Geltungsdauer: seit 01.01.2019 bis 31.12.2030
• Voraussetzung keine Entgeltumwandlung, keine Zuzahlung, keine Übereignung:
  • Nutzung steuerfrei
• Voraussetzung mit Entgeltumwandlung oder Zuzahlung:
  • seit 01.01.2020 Versteuerung mit 0,25 % des Bruttolistenpreises

Diese Neuregelung gilt auch für alle bereits im Jahr 2019 überlassenen Diensträder. Zulässig sind auch mehrere Fahrräder pro Arbeitnehmenden.

Hinweise zur Steuerbefreiung von Zubehör:
Überlässt der Arbeitgebende dem Arbeitnehmenden zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn ein (Elektro-)Fahrrad zur privaten Nutzung, ist der hieraus resultierende Vorteil bekanntlich steuerfrei. Das gilt auch für die Überlassung mehrerer (Elektro-)Fahrräder an einen Arbeitnehmenden. Die Steuerfreiheit umfasst hingegen nicht Elektro-Kleinstfahrzeuge wie beispielsweise zusammenklappbare Elektroroller, da diese als Kraftfahrzeuge einzuordnen sind.

Die Steuerbefreiung erstreckt sich auch auf fahrradtypische Zubehörteile. Hierzu zählen alle unselbstständigen Einbauten, die fest am Fahrradrahmen oder anderen Fahrradteilen verbaut sind. Zur Klarstellung hat die Finanzverwaltung im Lohnsteuer-Handbuch 2024 ein neues Stichwort „Zubehör“ mit Beispielen für die Anwendung der Steuerbefreiung aufgenommen.

Beispiele für begünstigtes Zubehör: 
fest am Rahmen des Fahrrads oder anderen Fahrradteilen verbaute Zubehörteile wie z. B. Fahrradständer, Gepäckträger, Schutzbleche, Klingel, Rückspiegel, Schlösser, Navigationsgeräte, andere angebaute Träger oder modellspezifische Halterungen

Die Überlassung von nicht begünstigtem Zubehör führt demgegenüber zum Ansatz eines eigenständigen steuerpflichtigen geldwerten Vorteils.

Beispiele für nicht begünstigtes Zubehör: 
Fahrerausrüstung (Helm, Handschuhe, Kleidung o. Ä.), in modellspezifische Halterungen einsetzbare Geräte (z. B. Smartphone, mobiles Navigationsgerät) oder Gegenstände (z. B. Fahrradanhänger, Lenker-, Rahmen- oder Satteltaschen oder Fahrradkorb)

Erstattung von Stromkosten durch den Arbeitgebenden für die Aufladung eines Firmenwagens

Vom 01.01.2021 bis 31.12.2030:

Bei zusätzlicher Lademöglichkeit beim Arbeitgebenden:

• 30 € für Elektrofahrzeuge 
• 15 € für Hybridfahrzeuge

Ohne Lademöglichkeit beim Arbeitgebenden:

• 70 € für Elektrofahrzeuge 
• 35 € für Hybridfahrzeuge

Vorteil: Das elektrische Aufladen von Elektrofahrrädern, die verkehrsrechtlich nicht als Kraftfahrzeug einzuordnen sind (u. a. keine Kennzeichen- und Versicherungspflicht), wird aus Billigkeitsgründen weiterhin nicht als Arbeitslohn betrachtet, sofern die unentgeltliche Abgabe im Betrieb des Arbeitgebenden oder einem verbundenen Unternehmen erfolgt.